Tạo bộ lọc Gmail thông minh giúp quản ký email hiệu quả

Gmail luôn luôn là một trong những dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Bạn dùng tài khoản Gmail của mình cho công việc, để đăng ký các dịch vụ, khóa học, nên hộp thư đến của bạn tích lũy dần ngày qua ngày và trở nên lộn xộn. Tải Gmail cho iOS Tải Gmail cho Android Việc kê khai và tổ chức hộp thư đến Gmail của bạn là điều nên làm, nhưng nó vẫn đòi hỏi bạn phải đầu tư thời gian và công sức. Mà điều đó thì không phải ai cũng đáp ứng được. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn tạo ra ba loại bộ lọc cơ bản trong Gmail để sắp xếp các email của bạn một cách tự động.

Tạo bộ lọc Gmail

Bằng cách tạo ra một bộ lọc email, bạn sẽ thiết lập một bộ quy tắc cho hộp thư đến của mình biết như thế nào để xử lý một email nhất định. Để tạo một bộ lọc trong Gmail, đầu tiên bạn click vào biểu tượng bánh xe dưới ảnh profile ở góc trên bên phải hộp thư đến của bạn và đi đến Settings > Filters and Blocked Addresses. Tiếp theo, bạn nhấp chuột vào liên kết Create a new filter tại đó để bắt đầu thiết lập. Trong bảng Create Filter, bạn sẽ cần phải chỉ định ít nhất một tiêu chí - chẳng hạn như địa chỉ email người gửi, dòng chủ đề, hoặc từ khóa - để lọc email. Khi bạn thực hiện việc đó, hãy nhấp vào liên kết Create filter with this search ở dưới cùng bên phải bảng điều khiển.
Tạo bộ lọc Gmail thông minh giúp quản ký email hiệu quả
Điều này sẽ đưa bạn đến bảng tiếp theo. Tại đây, bạn có thể chỉ định điều bạn muốn Gmail thực hiện với những email phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn. Bạn có thể chọn lưu giữ chúng, xóa và đánh dấu là email quan trọng… Chọn tất cả các hộp mà bạn muốn áp dụng và click vào nút Create Filter.
Bây giờ, hãy xem tại sao bạn cần đến ba bộ lọc để quản lý email tốt hơn.

1. Để chuyển email vào một folder cụ thể

Nếu các email công việc quan trọng mà bạn nhận chỉ đến từ một domain duy nhất hoặc từ 2, 3 domain thì tạo một bộ lọc để giữ những email đó trong hộp thư đến của bạn và đẩy những thư khác vào một thư mục riêng biệt. Chẳng hạn như ở ví dụ dưới đây, nếu 99% các email liên quan đến công việc được gửi từ Download.com.vn, thì bạn tạo một bộ lọc xác định email:
không từ Download.com.vn.
buộc chúng bỏ qua hộp thư đến.
áp dụng nhãn “linh tinh”.
Bây giờ, khi bạn mở hộp thư đến sẽ không có email liên quan đến công việc.

2. Để chuyển email vào folder Action

Nếu bạn có quá nhiều email thì thật khó để theo dõi những email mà bạn cần thao tác trên đó. Để ngăn chặn điều này, bạn hãy lọc các email cần hồi âm dựa trên người gửi, chủ đề hoặc từ khóa và chuyển những email đó đến một folder riêng biệt.
Chẳng hạn như, để đảm bảo bạn không quên phản hồi lại bình luận, bạn thiết lập một bộ lọc:
xác định các email với chủ đề [Download.com.vn] Comment:
buộc chúng bỏ qua hộp thư đến.
áp dụng nhãn Comments.
Bộ lọc này chuyển tất cả các thông báo bình luận đến một thư mục riêng biệt.

3. Để tự động xóa email

Ngăn chặn email tiếp cận hộp thư đến tốt hơn là phải xử lý chúng từng cái một trong inbox. Đó là lý do vì sao bạn nên sử dụng nút Block và Unsubscribe của Gmail. Bạn thậm chí có thể dùng một công cụ hủy đăng ký thông minh như Unroll.me. Nhưng bạn đối phó với các email từ danh sách gửi thư 'không tôn trọng' yêu cầu hủy đăng ký hoặc từ những người mà bạn không thể chặn ngay cả khi bạn muốn thì như thế nào? Và còn những email trong hộp thư đến mà không biết bao nhiêu lần bạn đã đánh dấu chúng là spam thì sao? Có một giải pháp ở đây:
Tạo một bộ lọc để xác định email dựa trên địa chỉ người gửi.
Hướng dẫn Gmail tự động xóa các email đó.
Nếu bạn không thích xóa email mà chưa xem chúng thì hãy chọn Skip the Inbox (Achieve it) để lưu trữ email. Sử dụng Apply the label: nếu bạn muốn chúng ở trong một nơi. Lưu ý: Đứng click vào nút Unsubscribe hoặc link trong email spam. Vì đó là một trong những sai lầm mang lại cho bạn nhiều spam hơn. Trên đây là cách tạo bộ lọc email cho Gmail để giúp bạn quản lý hộp thư đến dễ dàng hơn. Với cách này, bạn còn có thể lọc email theo nhiều quy tắc hơn nữa. Hãy khám phá dần dần và tạo cho mình những bộ lọc phù hợp nhất nhé.

TIN LIÊN QUAN

Xem nhanh thông tin người gửi email trên Gmail với Gmail Sender Icons

Với tiện ích Gmail Sender Icons, bạn có thể xem icon người gửi và xác định những email quan trọng trong hàng trăm email khác trong hộp thư Gmail.

2 phương pháp khả thi để lấy lại thư Gmail đã bị xóa của mình

Hệ thống xóa của Gmail hoạt động theo 2 lớp. Bạn có thể xóa thư khi bạn nhìn thấy chúng trong hộp như đến hay thư mục, hoặc xóa chúng vĩnh viễn ở cấp máy chủ.

Cách chuyển email Gmail sang Outlook.com

Outlook.com là webmail của Microsoft, sở hữu nhiều tính năng hấp dẫn như tích hợp với nhiều mạng xã hội hoặc khả năng đồng bộ dịch vụ email khác ngay trong Gmail.

Ủy quyền truy cập tài khoản Gmail mà không cần tiết lộ mật khẩu

Tính năng ủy quyền truy cập tài khoản Gmail cho người khác mà không cần tiết lộ mật khẩu cho phép trợ lý truy cập vào email của bạn hoặc để tạo một email dịch vụ khách hàng mà nhiều người sử dụng có thể sử dụng.

Hướng dẫn liên kết nhiều tài khoản Gmail

Khi liên kết tất cả tài khoản Gmail của mình, bạn có thể giữ cho mọi thứ ở cùng một chỗ mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các tài khoản.

Hướng dẫn chặn thư rác, chặn email lạ gửi thư trên Gmail

Vậy nên Gmail đã cho phép người dùng chặn thư rác bằng cách tạo bộ lọc thư để bạn không phải nhận những email quảng cáo, giúp hòm thư của bạn được sắp xếp một cách gọn gàng hơn và không bị khó chịu bởi những hòm thư rác nữa. Cách thực hiện chặn thư

Cách tắt thông báo Facebook trên Gmail

Bạn đang gặp phải tình trạng hòm thư mail đang bị spam thông báo Facebook quá nhiều?

Kích hoạt tính năng Gmail offline để sử dụng khi mất kết nối internet

Để sử dụng tính năng này trước tiên bạn phải đảm bảo đang sử dụng bản Gmail mới nhất, nếu vẫn sử dụng giao diện cũ bạn chỉ cần chọn biểu tượng bánh răng góc bên phải trong Gmail và chọn Thử Gmail mới.

THỦ THUẬT HAY

5 tính năng mới trên Facebook mà bạn nhất định phải thử qua

Thăm dò ý kiến giúp người dùng biết được số đông chọn phương án nào trong từng tình huống. Dù tính năng đã xuất hiện từ khá lâu tại các nhóm hay trong messenger, tuy vậy tạo cuộc khảo sát ngay tường cá nhân vẫn hay và

Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi laptop, máy tính không nhận được USB

Laptop, máy tính không nhận USB là một trong những tình trạng rất thường xảy ra, vậy nguyên nhân từ đâu và cách khắc phục như thế nào. Hãy cùng xem bài viết sau đây của chúng tôi nhé!

3 ứng dụng xem mũi tiêm vaccine Covid-19 tốt nhất mà bạn nên biết

Thông tin các mũi tiêm của các bạn sẽ được cập nhật lên một số ứng dụng trên điện thoại. Vậy các ứng dụng xem mũi tiêm vaccine Covid-19 này là gì, cách sử dụng...

Cách cài nhạc MP3 bất kỳ làm nhạc chuông cho iPhone

Nếu muốn sử dụng một bản nhạc MP3 bất kỳ làm nhạc chuông cho iPhone bạn cần thực hiện khá nhiều bước. Theo dõi bài viết sau đây của chúng tôi để biết cách thao tác nhé.

Tắt thông báo chơi game EverWing trên Facebook Messenger

Cách làm là các bạn vào tài khoản Facebook chính chủ của trò EverWing (đường dẫn tại đây). Sau đó bấm vào tin nhắn để hiện khung chat lên. Trên điện thoại, chúng ta vào tài khoản chat với EverWing, sau đó bấm vào dòng

ĐÁNH GIÁ NHANH

Nên mua iPad mini 6 hay Xiaomi Mi Pad 5 Pro: So sánh để tìm câu trả lời!

iPad mini 6 và Xiaomi Mi Pad 5 Pro là những chiếc máy tính bảng nhỏ gọn có giá tốt hiện nay. Vậy nên mua iPad mini 6 hay Xiaomi Mi Pad 5 Pro? Mời bạn hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi nhé. So sánh về

Đánh giá nhanh Sony XA2 Ultra mới xem có gì "ngon"

Cũng như bất kỳ sản phẩm nào của Sony, Xperia XA2 Ultra vẫn không ngoại lệ khi giữ cho mình vẻ đẹp'truyền thống' trong phong cách thiết kế.

Đánh giá nhanh điện thoại OPPO R9s phiên bản màu xanh tuyệt đẹp

OPPO R9s cũng có RAM 4 GB, bộ nhớ trong 64 GB như F3 Plus, nhưng nó lại yếu hơn một chút khi chỉ trang bị con chip Snapdragon 625 và GPU Adreno 506. Ngoài ra, máy có pin dung lượng 3010 mAh, thấp hơn so với F3 Plus