11 phím tắt biến bạn thành siêu nhân Excel

Bạn có chắc mình đã biết hết phím tắt Excel? Ngay cả người dùng Excel thường xuyên có thể cũng không biết đến các phím tắt này. Dưới đây là 11 phím tắt Excel giúp nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.

Trên Excel có rất nhiều phím tắt khác nhau để người dùng có thể thao tác, thực hiện tính toán trên công cụ này. Với 11 phím tắt Excel được đề cập dưới đây sẽ là những kiến thức bổ ích dành cho bạn để làm việc hiệu quả hơn.

 

1. Ctrl + PgDn và Ctrl + PgUp: Nhảy từ bảng tính này sang bảng tính khác

 

11 phím tắt biến bạn thành siêu nhân Excel

2. Ctrl + phím mũi tên: di chuyển đến các vùng dữ liệu tiếp

Thường thì bạn có thể sử dụng phím mũi tên để di chuyển từ ô này sang ô khác. Tuy nhiên nếu muốn di chuyển đến các ô nhanh hơn bạn có thể nhấn và giữ phím Ctrl và sử dụng phím mũi tên.

 

3. Ctrl + Shift + phím mũi tên: để chọn dữ liệu

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên để mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.

 

4. Kích đúp chuột để sao chép công thức xuống cuối bảng tính

Để sao chép công thức hoặc giá trị xuống cuối bảng tính, bạn không cần phải thao tác giữ và kéo chuột xuống dưới. Thay vào đó chỉ cần kích đúp chuột vào ô nhỏ nằm góc dưới cùng bên phải của ô.

 

5. Sử dụng phím tắt đề định dạng các giá trị nhanh chóng

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + ! cho định dạng số với hai chữ số thập phân. Sử dụng Ctrl + Shift + $ cho định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân. Và sử dụng Ctrl + Shift + % cho các định dạng phần trăm không có chữ số thập phân.

 

6. Khóa nhanh các ô bằng phím F4

Khi sao chép các công thức trong Excel, trong một số trường hợp bạn muốn di chuyển các công thức vào các ô đầu vào, nhưng trong một số trường hợp khác thì không.

Khi muốn “khóa” một công thức trên ô đầu vào, bạn chỉ cần thêm biểu tượng $ vào trước tên và số hàng của ô đầu vào đó, chẳng hạn như nếu muốn khóa ô B1, bạn nhập là =$B1. Tuy nhiên nếu muốn khóa nhiều ô, và mỗi ô bạn sẽ phải thao tác thêm từng biểu tượng $ sẽ rất mất thời gian.

Thay vào đó bạn chỉ cần chọn ô và nhấn phím F4 để thêm biểu tượng $. Nếu nhấn tiếp phím F4, nó sẽ lặp lại các tùy chọn khác như khóa ô, khóa số hàng, khóa cột và không khóa.

 

7. Tính toán dữ liệu với hàm CountIF và hàm SumIF

Khi cần tính toán dữ liệu, người dùng thường nghĩ tới 2 hàm CountIF và SumiF, trong đó hàm CountIF sẽ đếm số lần của một giá trị xuất hiện trong vùng điều kiện đã chọn còn hàm SumIF sẽ thêm các giá trị trong một vùngđiều kiện khi giá trị trong vùng điều kiện tương ứng phù hợp với điều kiện của bạn.

 

Đầu vào đầu tiên là vùng điều kiện có giá trị mà bạn muốn đếm. Đầu vào thứ hai là điều kiện, hoặc giá trị cụ thể bạn đang tìm kiếm.

Trong phần ví dụ dưới đây chúng tôi đếm số lượng các câu chuyện trong cột B được viết bởi tác giả đầu tiên.

SUMIF (phạm vi, tiêu chí, phạm vi tổng hợp)

 

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đếm tổng số lượt xem của mỗi tác giả. Phạm vi tổng hợp này khác với phạm vi tên tác giả, nhưng kích thước 2 phạm vi là như nhau. Số lượt xem của mỗi tác giả được thêm vào cột E được ghép khớp với đúng tên tác giả nằm trong cột B. SUMIF là sự kết hợp độc đáo giữa hàm SUM (tính tổng) và hàm IF (điều kiện), cả 2 hàm SUM và hàm IF đều được sử dụng nhiều trong các bài toán cũng như công việc hiện nay.

 

8. Kéo chính xác các dữ liệu mà bạn muốn bằng hàm VLOOKUP

  

Hàm VLOOKUP tìm một giá trị trong cột bên trái vùng dữ liệu và sẽ trả về bất kỳ giá trị nào ở cột bên phải của nó.

Trong ví dụ dưới đây là danh sách các trường đại học luật. chúng tôi muốn sử dụng hàm VLOOKUP để tạo danh sách 5 trường hàng đại học luật hàng đầu.

VLOOKUP (giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm, vùng dữ liệu, số cột, loại)

Đầu vào đầu tiên là giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm. Ở đây chúng ta sử dụng để tìm bảng xếp hạng.

Đầu vào thứ hai là vùng dữ liệu có chứa các giá trị mà chúng ta đang tìm kiếm trong cột bên trái và thông tin mà chúng ta muốn lấy nằm ở các cột bên phải. Đầu vào thứ ba là số cột của giá trị mà bạn muốn trả lại.

Ở ví dụ này chúng ta muốn lọc ra 5 trường đại học luật hàng đầu, và tên các trường đại học nằm trong cột thứ 2 trong vùng dữ liệu.

Dữ liệu đầu vào cuối cùng để nói với Excel rằng nếu bạn muốn ghép kết quả chính xác hoặc gần đúng. Nếu muốn ghép kết quả chính xác, bạn nhập FALSE hoặc 0.

 

9. Sử dụng & để kết hợp chuỗi văn bản

Trong ví dụ dưới đây, bảng tính có một cột chứa tên và một cột chứa họ. Bạn có thể sử dụng & để tạo một cột chứa họ tên đầy đủ. Trong Excel, & kết hợp 2 hoặc nhiều đoạn văn bản. Lưu ý, giữa các tên và họ tên sẽ có dấu cách.

Công thức của bạn sẽ là =[Tên]&' '&[Họ tên]. Bạn có thể kết hợp các tham chiếu ô với văn bản thực tế miễn là văn bản mà bạn muốn thêm được đặt trong dấu ngoặc kép.

 

10. Sử dụng hàm LEFT, RIGHT và LEN để “làm sạch” dữ liệu của bạn

Các hàm này là giải pháp tuyệt vời để “làm sạch” dữ liệu của bạn.

Hàm LEFT (chuỗi văn bản, số ký tự)

  

Ở ví dụ trên, sử dụng tên viết tắt của tiểu bang kết hợp với tên tiểu bang bằng một dấu gạch ngang nằm ở giữa.

Bạn có thể sử dụng hàm LEFT để trả về kết quả là tên viết tắt của tiểu bang. Hàm LEFT sẽ lấy một số ký tự nhất định ở đầu chuỗi văn bản. Đầu vào đầu tiên là chuỗi văn bản. Đầu vào thứ hai là số ký tự mà bạn muốn. Trong ví dụ này là sử dụng 2 ký tự đầu tiên.

Hàm LEN (chuỗi văn bản)

  

Nếu muốn bỏ tên các tiểu bảng ra khỏi chuỗi văn bản này, bạn phải sử dụng chức năng RIGHT,  RIGHT lấy một số ký tự được chỉ định từ cuối bên phải chuỗi văn bản.

Vấn đề là bạn muốn lấy bao nhiêu ký tự ở bên phải chuỗi văn bản? Lấy tất cả và trừ đi 3, vì tất cả tên các tiểu bang được thêm sau tên 2 ký tự viết tắt của tên tiểu bang và một dấu gạch ngang. Lúc này hàm LEN sẽ hữu ích, hàm LEN sẽ đếm số ký tự hoặc độ dài của chuỗi văn bản.

Hàm RIGHT (chuỗi văn bản, số ký tự)

 

Bây giờ bạn có thể sử dụng kết hợp hàm RIGHT và hàm LEN để tách các tên tiểu bang. Vì ở đây chúng ta muốn trừ đi 3 ký tự đầu tiên, bạn lấy chiều dài của chuỗi trừ đi 3 và kết quả là các ký tự ở cuối bên phải của chuỗi.

Ngoài ra, để cắt chuỗi ký tự trong bảng tính, người dùng có thể sử dụng Hàm MID để lấy chuỗi này, ví dụ dữ liệu trong 1 cột ô là 34567, bạn muốn lấy 2 số 45 thì bạn chỉ dùng hàm MID là xong.

 

11. Tạo các giá trị ngẫu nhiên với RAND

Hàm RAND ()

Bạn có thể sử dụng hàm RAND () để tạo một giá trị ngẫu nhiên giữa 0 và 1. Không cần thêm bất kỳ đầu vào nào, giá trị trong dấu ngoặc đơn bạn chỉ cần để trống. Giá trị ngẫu nhiên mới sẽ được tạo ra mỗi khi bảng tính được tính toán lại. Bạn có thể buộc bảng tính tính lại bằng cách nhấn phím F9. Ngoài ra hàm RAND () cũng tính toán lại các giá trị khi bạn thực hiện các thay đổi khác trên bảng tính.

 

Trên đây là 11 phím tắt Excel giúp nâng cao hiệu suất làm việc của bạn, chúc bạn ghi nhớ và sử dụng chúng thật hiểu quả nhé. 

TIN LIÊN QUAN

Tổng hợp tất cả các phím tắt trong Word

Sử dụng phím tắt trong Word sẽ giúp bạn thao tác và xử lý văn bản trên Microsoft Word nhanh hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Danh sách 80 phím tắt hữu ích trong Microsoft Outlook

Công việc của bạn có thường xuyên phải kiểm tra và phản hồi hàng loạt email mỗi ngày không? Nếu bạn hay dựa vào Microsoft Outlook để xử lý email hàng ngày thì chắc chắn cần biết các phím tắt dưới đây để tăng tốc công việc trên Microsoft Outlook

Tổng hợp phím tắt hữu ích trong Google Drive

Google Drive cho phép người dùng lưu trữ nhiều dạng dữ liệu như: Văn bản, ảnh, video, âm thanh, PDF... trên nền tảng đám mây một cách thuận tiện, nhanh chóng.

Phím tắt UC Browser, thao tác trình duyệt nhanh hơn

Với các phím tắt UC Browser, việc sử dụng trình duyệt UC Browser cho PC sẽ trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và thuận tiện hơn. Bên dưới đây là hơn 30 phím tắt của UC Browser phiên bản dành cho PC/Laptop.

10 tổ hợp phím tắt cần thiết cho các tab trình duyệt

Có rất nhiều thủ thuật giúp bạn tận dụng tối đa các tab khi sử dụng trình duyệt web trên máy tính, nhưng đôi khi tất cả những gì bạn cần là một phím tắt đơn giản.

Tổng hợp những phím tắt đắt giá trong Microsoft Excel

Trong công việc, nhất là khi bạn phải thực hiện nhiều phép tính, công thức trong văn bản Microsoft Excel thì việc sử dụng chuột đúng là 'cực hình'. Nói không sai, bởi khi bạn nắm vững các công thức, tổ hợp phím tắt trên Excel thì dùng bàn phím sẽ

Tổng hợp toàn bộ hệ thống phím tắt sử để dụng Spotify trên PC

Một điều khá thú vị trong cách thiết kế của Spotify chính là với những thao tác từ phím tắt trên bàn phím, người dùng đã có thể sử dụng được toàn bộ chức năng vốn của của Spotify rồi.

Những phím tắt “thần thánh” trong để thao tác nhanh chóng hơn

Nếu kể hết có tới hàng trăm tổ hợp phím tắt khác nhau nhưng có lẽ phần lớn người dùng không thể nào nhớ hết nổi. Nói vui một chút thì lượng phím tắt trong Word còn nhiều hơn số nguyên tố trong bảng tuần hoàn hóa học. Nhưng nếu muốn giải bài tập

THỦ THUẬT HAY

14 lý do làm iPhone của bạn tụt pin chóng mặt

iPhone vẫn được cải tiến qua từng thế hệ nhưng có vẻ như pin của dòng máy này chưa bao giờ thực sự ấn tượng. Vậy tại sao iPhone nhanh hết pin, bài viết dưới đây sẽ phần nào giải đáp thắc mắc cho bạn.

Chia sẻ bạn cách kiểm tra xác nhận tiêm chủng Vaccine COVID-19 Online không cần dùng ứng dụng

Việc kiểm tra xác nhận tiêm chủng Vaccine COVID-19 giờ đây có thể thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, bạn có thể truy cập vào app Sổ sức khỏe điện tử hoặc có thể kiểm tra online mà không cần tải ứng dụng về máy.

Brian Tracy: Làm thế nào để sử dụng tư duy sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề như một thiên tài?

Những tư tưởng sáng tạo chính là 'chủ sở hữu' của những đột phá, đổi mới và cải tiến vĩ đại trong lịch sử nhân loại. Họ biết rằng đôi khi một ý tưởng tốt là tất cả những gì cần nắm lấy để thay đổi sự nghiệp kinh doanh

3 cách sử dụng Realme C25Y để đáp ứng tốt cho bạn các tác vụ hàng ngày

Với chiếc Realme C25Y sẽ có một số tính năng mà có thể bạn không quan tâm nhưng hãy cùng mình tìm hiểu cách sử dụng Realme C25Y xem nó có tính năng gì đáng giá.

Muốn giỏi tiếng Anh, đừng quên ghé thăm 13 kênh YouTube này mỗi ngày

Ngoài phim ảnh thì YouTube cũng là một kho tài nguyên mà bất cứ người học tiếng Anh nào cũng không thể bỏ qua. Nếu chỉ nghĩ đến những video hài hước, quảng cáo, phim tài liệu hay các video ca nhạc đủ mọi thể loại thì

ĐÁNH GIÁ NHANH

Trên tay Vivo X70 Pro+: Thiết kế mới lạ, màn hình tuyệt đẹp, hiệu năng mạnh mẽ với mức giá từ 19,4 triệu đồng

Điểm nhấn nổi bật trên mặt lưng của X70 Pro+ chính là cụm camera chính sử dụng ống kính của ZEIZZ có thiết kế khá hầm hố và được hỗ trợ công nghệ chống rung quang học OIS.

So kè Huawei Nova 2i và OPPO F5: Khi đồng hương chạm trán

Cuộc chiến cho các điện thoại thông minh màn hình vô cực giá cạnh tranh đã bắt đầu. Huawei Nova 2i hay OPPO F5 sẽ là siêu phẩm tầm trung đáng lựa chọn hơn?

Trên tay Diesel On Full Guard: smartwatch cho dân đeo đồng hồ đích thực

Chỉ cần 350usd là anh em có một chiếc đồng hồ thông minh trong thân hình một chiếc đồng hồ thời trang thực sự như chiếc Diesel On Full Guard này. Thiết kế hầm hố, hoàn thiện tốt, dây da đẹp... và dĩ nhiên với Android