10-09-2019, 11:30

Hướng dẫn chi tiết cách quản lý thông tin trong Google Sheets

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách dùng bộ lọc Google Sheets để giới hạn dữ liệu đang xem và những bí mật trong chức năng phân loại của Google Sheets.

Hướng dẫn chi tiết cách quản lý thông tin trong Google Sheets
Hướng dẫn chi tiết cách quản lý thông tin trong Google Sheets
Dữ liệu đang chiếm lĩnh thế giới. Bởi thông tin quá phong phú và đa dạng nên chúng ta thường cảm thấy khó hiểu ý nghĩa thật sự của nó trong tình huống nào đó.
Lập bảng tính là một trong những cách phân tích dữ liệu theo cấu trúc tốt nhất và dễ sử dụng. Với nguồn dữ liệu quá lớn khó xử lý theo cách thủ công, bạn cần lọc thông tin và thu gọn bộ dữ liệu.

1. Phân loại dữ liệu trong Google Sheets

Phân loại dữ liệu trong Google Sheets là việc thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Khi nhắc tới phân loại, bạn nên cân nhắc hai nhân tố chính:

  • Phân loại dữ liệu dựa trên cột nào? Ví dụ: Phân loại danh sách bán hàng theo tổng số doanh thu.

  • Phân loại dữ liệu như thế nào? Ví dụ: phân loại dữ liệu bán hàng từ lớn nhất tới nhỏ nhất.

Chìa khóa phân loại chính ở đây là đảm bảo phân loại toàn bộ thông tin trong bảng. Cụ thể, mỗi hàng trong dữ liệu được xem như một “ghi chép” hoặc điểm dữ liệu. Mỗi hàng chứa một điểm dữ liệu, mỗi hàng có thuộc tính riêng hay cách mô tả dữ liệu đó.

Ví dụ: Mỗi hàng trong bảng tính có thể đại diện cho số lượng sản phẩm đã bán online. Sau đó, từng cột (thuộc tính) sẽ ghi lại thông tin chính về việc bán hàng như thời gian bán, địa chỉ khách hàng và tổng số lượng.

Trong ví dụ này, mỗi hàng là ứng viên công ty đang tuyển dụng, mỗi cột là một thuộc tính mô tả về họ
Khi sắp xếp dữ liệu, điều quan trọng là phải nhóm chúng đúng cách. Nếu chỉ phân loại cột chứa số lượng hàng bán, bạn sẽ có vùng dữ liệu không trùng khớp, chẳng hạn như 100 USD tiền bán được gán sai tên khách hàng.
Đó là lí do tại sao phân loai dữ liệu đúng cách cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một vài ví dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn.

Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheets

Một trong những nhiệm vụ phân loại thông dụng nhất trong Google Sheets là sắp xếp từ A-Z. Nó luôn giúp việc đọc thông tin dễ hơn, đồng thời đơn giản hóa tìm kiếm theo hàng cụ thể.

Trước khi bắt đầu phân loại, đầu tiên, bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng. Hành động này giảm thiểu khả năng chúng ta vô tình sắp xếp nhầm cột hay chỉ một phần dữ liệu.

Sau khi đánh dấu toàn bộ dữ liệu, tới tùy chọn menu Data > Sort Range, bạn sẽ thấy như hình chụp màn hình sau:

Phân loại dữ liệu bằng công cụ tiện lơi có sẵn trên Google Sheets
Mặc dù có sẵn tùy chọn sắp xếp từ A-Z hoặc Z-A, việc dùng công cụ tích hợp sẵn trong Google Sheets để phân loại sẽ dễ hơn nhiều. Hình minh họa bên dưới là một ví dụ điển hình cho điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn cột muốn phân loại.

Ngoài ra, đảm bảo bạn đang phân loại theo hướng mong muốn. Đối với dữ liệu dạng text, bạn có thể sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc ngược lại.

Tích vào tùy chọn bạn muốn Google Sheets áp dụng cho vùng lựa chọn
Sau khi làm việc đó, bạn sẽ thấy dữ liệu được tổ chức khoa học và dễ nhìn. Lưu ý, ở hình chụp bên dưới, bài viết phân loại dữ liệu theo tên công ty mà ứng viên làm việc.
Bảng tính sau khi áp dụng công cụ phân loại của Google Sheets
Đây cũng là ý tưởng hay để quản lý dữ liệu khi bạn tiến hành phân loại. Trường hợp xấu nhất là bạn chỉ sắp xếp một cột, trong khi phần dữ liệu còn lại vẫn nằm nguyên tại chỗi. Thực tế, ở hình trên, cột ID không còn (1,2,3,4…) theo thứ tự hiển thị tất cả cột dữ liệu được di chuyển theo từng bước.

2. Phân loại dữ liệu theo 2 nguyên tắc trên Google Sheets

Phải làm gì khi muốn phân loại thông tin dựa trên hai danh mục? Ví dụ, sắp xếp dữ liệu nhân viên theo cấp độ quan tâm & tên công ty.

Hãy đánh dấu dữ liệu rồi quay lại menu Data > Sort Range. Lần này, click Add another sort column để thêm tiêu chí phân loại dữ liệu thứ hai. Giờ bạn có thể sắp xếp thông tin dựa trên nhiều quy tắc.

Trong menu này, thứ tự là vấn đề cần quan tâm. Hãy nhớ quy tắc đầu tiên là “sort by”, quy tắc thứ hai là “then by”. Ở ví dụ bên dưới, bài viết đã thiết lập tiêu chí phân loại mức độ quan tâm, tiếp đến là công ty. Tất cả đều theo bảng chữ cái.

Click add another sort column để bổ sung nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu hơn cho bảng tính Google Sheets
Việc sử dụng phân loại đa cấp này thực sự quyết định cách dữ liệu hiển thị. Bạn có thể thêm nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu như ý muốn.

3. Dùng bộ lọc Google Sheets

Trong khi phân loại thay đổi trình tự dữ liệu ở bảng tính, bộ lọc thay đổi thông tin đang hiện trong bảng tính. Dưới đây là cách áp dụng bộ lọc Google Sheets để thu hẹp dữ liệu khi xem.

Để bắt đầu thêm bộ lọc, đánh dấu bảng dữ liệu, sau đó, tới Data > Create a Filter trên menu Sheets.

Giờ bộ lọc đã được bật, bạn sẽ thấy một icon nhỏ ở góc phía trên bên phải tiêu đề. Click vào biểu tượng đó, bạn sẽ thấy một danh sách các giá trị trong cột đó ở menu pop-up như sau:

Click vào icon ở tiêu đề cột để chọn dữ liệu muốn Google Sheets thu gọn
Ở cửa sổ pop-up này, chỉ cần tắt hoặc bật tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Khi nhấn OK, bảng tính sẽ được thu hẹp, chỉ hiện dữ liệu phù hợp với quy tắc bộ lọc bạn đã thiết lập trên Google Sheets.
Tương tự như phân loại, bạn có thể áp dụng nhiều cấp độ lọc. Ở ví dụ bên dưới, bài viết đã lọc theo cột mức lương - Salary Grade.
Áp dụng bộ lọc hai cấp độ cho bảng tính trên Google Sheets
Đây là ví dụ minh họa hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Sheets khi quản lý dữ liệu. Bằng cách kết hợp bộ lọc “interest” và “salary grade”, bạn đã có một danh sách tuyển chọn 2 trong số 100 ứng viên tiềm năng.
Điểm khác biệt quan trọng cần ghi nhớ là việc lọc dữ liệu không xóa hay loại bỏ chúng. Dữ liệu vẫn nằm trong bảng của bạn và chỉ đợi hiện lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc.

Cẩn thận “thiếu” dữ liệu

Đây là vấn đề mọi người hay suy nghĩ khi xử lý dữ liệu đã lọc. Khó có thể nói chính xác về điều này. Vì thế, tốt nhất, bạn nên để ý tới hai nhân tố sau:

  • Biểu tượng bộ lọc ở phía trên cùng của cột.

  • Số hàng trong Google Sheets ở bên trái.

  • Hai mẹo này đảm bảo bạn sẽ không bao giờ thiếu dữ liệu trong bảng tính.

Chú ý tới icon bộ lọc ở trên cột F và số hàng ở ngoài cùng bên trái bảng tính không còn theo thứ tự
Lọc và phân loại là hai công cụ quan trọng để thu hẹp & tuyển chọn dữ liệu. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets hiệu quả hơn.
loading...
Cùng chuyên mục